¿Cómo aplicar la gestión del valor ganado?

Para iniciar con la implementación de esta metodología, hay que definir los parámetros iniciales y los indicadores de calidad, para luego proceder con la planificación y la ejecución. Para obtener los datos, es necesario aplicar una serie de técnicas propias del valor ganado.

Actualmente, el mercado y las propias organizaciones exigen un control exhaustivo de todo lo relacionado con los proyectos, en especial, los recursos que se utilizan. No hay cabida para errores, por lo que es importante mantener una vigilancia constante y evitar la incertidumbre que se pudiera generar. Por ello, la gestión del valor ganado (EVM, por las siglas en inglés de Earned Value Management) es una excelente metodología que muestra el valor del presupuesto que ha sido ejecutado.

¿Cómo se aplica la EVM?

Para dominar verdaderamente lo que es la gestión del valor ganado, es necesario conocer a detalle cómo se puede aplicar esta metodología en la administración de proyectos. Lo primero que se debe hacer es definir los parámetros iniciales y el software de gestión, además de determinar los indicadores de calidad que sirven para monitorear el plan. En este sentido, la implementación de la EVM requiere integrar eficientemente los siguientes aspectos:

Planificación

• Conocer el alcance. Para determinar el alcance es importante descomponer el trabajo, utilizando los lineamientos adecuados para el tipo de proyecto, a través de la estructura de desglose. Además, es necesario seleccionar la técnica de medición de la EVM.

• Crear el cronograma. El diagrama de Gantt es una herramienta adecuada para observar cualquier cambio que se presente, y poder tomar las medidas adecuadas por su aspecto dinámico. También hay que definir la línea base para medir el rendimiento.

• Determinar los recursos. Se deben asignar los recursos requeridos para ejecutar cada tarea planificada en el proyecto. Para iniciar este proceso es necesario que se estimen los costos de las actividades, lo que sirve para hacer comparaciones futuras.

• Definir el presupuesto. Una vez determinados los recursos que se utilizarán en el proyecto, es importante elaborar el presupuesto que servirá para implementar de manera adecuada la gestión del valor ganado, respondiendo a la técnica seleccionada.

Ejecución y seguimiento

• Registrar la ejecución. Luego de definir la fecha de inicio del proyecto, se debe llevar un registro detallado del avance de cada actividad, considerando la técnica de medición determinada en la planificación. Además, se debe actualizar el avance de cada tarea.

• Analizar los datos. A medida que se van ejecutando las tareas, se debe hacer el análisis detallado de los datos de la EVM, aplicando los cálculos respectivos para definir los pronósticos y para proponer las acciones correctivas necesarias.

• Hacer el seguimiento. Posterior a la ejecución de las tareas y el análisis de los datos, se tiene que entregar uno o varios informes en donde se detalle el desempeño. Esto implica garantizar la integridad de la línea base de medición del rendimiento.

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¿Cuáles son los indicadores del valor ganado?

La metodología de la gestión del valor ganado tiene sus propios conceptos, que sirven para poder simplificar cada elemento que forma parte de las mediciones. Es así como los términos más utilizados se detallan a continuación:

• Valor planeado. Representa el valor monetario que se prevé para las tareas planificadas para el proyecto.

• Valor ganado. Significa el valor monetario del trabajo que se obtiene durante la evaluación.

• Costo actual. Es el valor que tiene el costo actual del trabajo realizado, que es independiente del valor del plan de proyecto.

• Variación de costos. Es la medida que se utiliza para demostrar la desviación de los costos, con relación al presupuesto previsto.

• Índice de rendimiento de costos. Se trata del rendimiento de recursos económicos que son invertidos en la consecución del proyecto.

• Variación de cronograma. Es un registro que indica el porcentaje de avance del plan previsto, considerando la información histórica.

• Índice de rendimiento del cronograma. Determina el porcentaje de avance real del proyecto, con relación a la programación.

• Presupuesto al finalizar. Se trata del presupuesto que fue efectivamente asignado y aprobado para el proyecto.

Técnicas para aplicar la gestión del valor ganado

Para poder aplicar y analizar esta metodología, es necesario comparar el valor planeado con el valor ganado, y conocer la velocidad del proyecto. Asimismo, se contrasta con el costo real para determinar si el proyecto se realiza dentro del presupuesto. Para realizar este estudio, se utiliza alguna o varias de las siguientes técnicas:

• Fórmula fija. Evalúa, de manera simple y rápida, el progreso de las tareas, usando la fórmula 0/100 —muestra el avance con relación al 100%— o la fórmula 50/50 —implica el 50% de avance a partir del inicio y el otro 50% cuando termina—.

• Hitos ponderados. Se aplica en tareas de larga duración, en las que es difícil hacer una evaluación del avance parcial. Sin embargo, se establecen indicadores intermedios que demuestran resultados parciales, por medio de valores que indican la evolución.

• Porcentaje completado. Sirve para medir el avance parcial del proyecto, con respecto al porcentaje completado hasta una fecha específica. Está determinado por las características de la tarea y de los resultados que se esperan.

• Esfuerzo proporcional. Es una técnica que sirve para medir la evolución de las actividades que no tienen relación directa con el cumplimiento de otra, ya que cuenta con su propia manera con la que puede evaluar el valor ganado.

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Al plantearse la mejor estrategia que sirve para aplicar la gestión del valor ganado, es importante mantener un modelo simple. Con ello se pueden equilibrar las necesidades de información. Para lograrlo, es necesario analizar el proyecto y definir lo que mejor funciona para cada caso, sin forzar los criterios, los enfoques o las técnicas.

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