¿Cómo realizar un Cronograma de Proyectos con el Diagrama de Gantt?

Realizar un Cronograma de Proyectos sirve para que el administrador pueda llevar a cabo una gestión planificada y coordinada. Una de las opciones para poder hacer un monitoreo, es a través de la creación de un Diagrama de Gantt. ¿Te suena familiar? Descúbrelo en este artículo.

Un cronograma es una herramienta de control y monitoreo muy útil para organizar cualquier tipo de tareas, actividades o fases de un proyecto, considerando la duración total. Existen muchas opciones para llevarlos a cabo, pero en esta oportunidad sabremos cómo realizar un Cronograma de Proyectos con el Diagrama de Gantt.

Con la utilización de un Cronograma de Proyectos se simplifica el monitoreo que deben hacer los administradores de proyectos y ofrece a los miembros de un equipo una ruta para alcanzar los objetivos, descomponiendo las actividades para realizarlas de forma progresiva.

Es así como el Cronograma de Proyectos sirve para realizar la gestión al planificar y controlar fácilmente la evolución, contemplando las tareas, fechas de entrega, recursos necesarios, relaciones con otros proyectos y responsables, con lo que se tiene una visión clara sobre el estado de un proyecto.

¿Qué es un Diagrama de Gantt?

Esta herramienta fue creada a inicios del Siglo XXI, por el ingeniero estadounidense Henry Gantt, para controlar operaciones que requieren una estricta planificación temporal. Aquí se señalan las diversas tareas a realizar sobre una línea de tiempo horizontal.

El gráfico del Diagrama de Gantt es un sistema de coordenadas con dos ejes. El eje vertical se utiliza para ubicar las tareas a realizar, especificando el inicio y el fin de cada una. En el eje horizontal se disponen los tiempos estipulados que pueden definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.

Con cada tarea claramente especificada y asignada a través de un bloque rectangular que indica el grado de proceso y el tiempo que resta para ejecutarla, el equipo puede controlar con facilidad los términos de cada actividad.

El Diagrama de Gantt ofrece la posibilidad de superponer tareas, esto se debe a que algunas tareas que forman parte de un proyecto no son lineales, con lo que no siempre se inicia cuando ha terminado la anterior. Se recomienda diferenciar las tareas por color y las que sean críticas o estructurales, deben contar con un color distinto.

Elementos del Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt contiene varias partes, cada una se relaciona con un aspecto distinto del proyecto. Puede variar levemente, según la complejidad y el detalle que se necesite en el gráfico. Sin embargo, debe incluir los siguientes elementos:

• Fechas. Con las fechas de inicio y finalización los administradores de proyecto tienen una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto.

• Tareas. Se establecen las tareas y subtareas es las que se dividen el proyecto. Con la especificación se les puede hacer un seguimiento para que ninguna tenga un retraso o se quede olvidada.

• Plazos. Se muestra cuándo debe llevarse a cabo cada tarea. Esto permite garantizar que cada tarea y subtarea se complete según el programa establecido.

• Tareas interdependientes. Este tipo de tareas se deben completar antes o después de que empiece o termine otra tarea. Deben estar definidas claramente en el diagrama.

• Progreso. Con una simple vista del diagrama es posible determinar cómo se está desarrollando el proyecto. Al indicar la fecha actual, se puede determinar cuánto queda por hacer y se podrá verificar si se completará el proyecto a tiempo.

Realizar un Cronograma de Proyectos con el Diagrama de Gantt

Una vez que el proyecto está claramente definido, junto con los objetivos y las estrategias, con los siguientes pasos se puede realizar un Diagrama de Gantt organizado y preciso que permita diseñar un efectivo Cronograma de Proyectos:

1. Listar todas las tareas

El administrador del proyecto debe fijar las tareas. Para ello, debe hacer una lista completa para poder integrarlas. Es muy importante hacer una lista que responda a las necesidades detectadas. Si existen subtareas, también deben definirse.

2. Listar las tareas interdependientes

En segunda instancia, se deben agrupar las tareas que dependen de otras. Para hacer esta actividad, es necesario que el administrador sepa identificar cuáles son las que no necesitan esperar para ser realizadas.

3. Establecer los tiempos

Una vez definida todas las tareas del proyecto, se requiere asignar el plazo total en el que se terminará. Es muy importante considerar los imprevistos y retrasos que se pueden sufrir, por lo que debe haber flexibilidad al definir los tiempos.

4. Asignar las tareas

En este paso se asignan las tareas a cada una de las personas del equipo que van a participar en el proyecto. Se recomienda que las tareas complejas sean realizadas por personas eficientes. Deben considerarse sus días de descansos y vacaciones.

5. Realizar el cronograma

Cuando se tenga toda la información anterior, es el momento de conformar el Diagrama de Gantt, a través de sus ejes. Para ello se debe ubicar cada tarea y subtarea, con el tiempo estimado, recursos disponibles y la persona responsable de cada una de ellas.

6. Modificar cuando se requiera

Como cualquier Cronograma de Proyectos, los Diagramas de Gantt no son estáticos. Mientras avanzan las tareas, es posible que se deban realizar cambios o incorporar nuevas acciones, por lo que será necesario adaptar todo el proyecto.

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Aunque era común que los Diagramas de Gantt fueran elaborados a mano, utilizando una hoja de papel, en la actualidad se emplean herramientas tecnológicas para la gestión y organización de tareas que pueden ser desde hojas de cálculo hasta soluciones automatizadas. Cualquier opción ayuda a supervisar el progreso y respalda la toma de decisiones.

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