¿Qué es la Administración Ágil de Proyectos?

Se trata de un enfoque en el que se pueden ir modificando las etapas de un proyecto, con la finalidad de cumplir con el tiempo y el presupuesto establecido. ¿Quieres saber más? Sigue leyendo y conoce qué es la Administración Ágil de Proyectos.

Los administradores de proyectos siempre están buscando estrategias y metodologías con las que puedan hacer su trabajo de manera más eficiente. Es por ello que a medida que el tiempo avanza, surgen prácticas que favorecen la gestión.

¿Qué es la Administración Ágil de Proyectos?

“La Administración Ágil de Proyectos es un enfoque iterativo para entregar un proyecto a lo largo de su ciclo de vida, dentro de los límites de las restricciones de tiempo y costo”, según lo define la Asociación para la Gestión de Proyectos del Reino Unido, en su apartado What is agile project management?

También conocido como APM (siglas de Agile Project Management), con este esquema de trabajo se planifican y guían los procesos de desarrollo de software, así como de cualquier tipo de proyecto. Estos procesos están divididos en ciclos más pequeños conocidos como sprints o iteraciones, que se pueden ajustar en función de los requerimientos del proyecto.

Uno de los beneficios más importantes de utilizar la Administración Ágil de Proyectos tiene que ver con su capacidad para hacer cambios necesarios en el momento adecuado. Pues contar con los conocimientos que aporta esta metodología, permitirá ahorrar recursos y entregar a tiempo un proyecto, logrando el éxito esperado dentro del presupuesto establecido.

Origen de la Administración Ágil de Proyectos

En 1986, las compañías japonesas Fuji y Honda decidieron producir de manera diferente utilizando pequeños equipos multifuncionales, con restricciones de tiempo para trabajar. Comenzaron a utilizar una filosofía de dirección que cambiaba a lo largo del proceso de producción. Años más tarde esto se convirtió en la Metodología Ágil.

La Metodología Ágil fue estructurada en 2001 en Utah, Estados Unidos, por un grupo de líderes de empresas desarrolladoras de software. Esta reunión dio paso al Manifiesto Ágil, que muestra un modelo de mejora continua en el que se planifica, crea, comprueban los resultados y se mejoran. Está soportada por los siguientes valores:

• Personas e interacciones por encima de herramientas y procesos.

• Software funcional por encima de documentación exhaustiva.

• Colaboración con el cliente por encima de negociación contractual.

• Respuesta ante el cambio por encima de seguir un plan.

Gracias a la mentalidad innovadora sobre la entrega de valor y la colaboración con los clientes de este manifiesto, nació lo que hoy se conoce como Administración Ágil de Proyectos, en donde se busca evitar la dispersión de las tareas y procesos de cualquier proyecto.

Principios de la APM

Con base en el Manifiesto Ágil y la aplicación de la Metodología Ágil, estos son los cuatros principios que rigen la Administración Ágil de Proyectos:

1. Dividir cada requerimiento en varias partes pequeñas.

2. Promover el trabajo colaborativo, especialmente con el cliente.

3. Aprender y ajustar en intervalos regulares, para garantizar que el cliente siempre esté satisfecho con resultados beneficiosos.

4. Integrar la planificación con la ejecución, para crear una mentalidad de trabajo que ayude a responder eficazmente ante los cambios.

Fases de la Administración Ágil de Proyectos

La aplicación de la APM requiere del cumplimiento de cinco fases principales que se realizan durante el proceso, buscando exhibir valores de confianza, flexibilidad, empoderamiento y colaboración en los proyectos. Estas fases son:

1. Fase de Concepto o Visualización

En esta primera fase, el proyecto se conceptualiza para identificar las necesidades de los clientes finales. Para lograrlo, es necesario tener la visión de lo que se quiere. Conociendo el alcance del proyecto se determina el equipo que trabajará para llevarlo a cabo, cuyos integrantes deben conocer la misma información. Definir la visión es un factor determinante para el éxito del proyecto.

2. Fase de Especulación

Luego de saber lo que hay que desarrollar, inicia la fase de especulación en la que se construye una hipótesis muy general para determinar un desarrollo. Por ello, el equipo generará una lista de características del producto final para luego identificar los hitos relacionados con el cronograma del proyecto, planteando las fechas en las que se necesitan las versiones e iteraciones del desarrollo.

3. Fase de Exploración

En esta fase se realizan las iteraciones de aprendizaje, ya que los miembros del equipo deben conocer las alternativas para cumplir con los requisitos del proyecto. Para ello, trabajan en hitos individuales y los validan antes de pasar al siguiente, haciendo pruebas que se presentan a los clientes para recibir retroalimentación y buscando siempre diversas maneras para cumplir la visión.

4. Fase de Adaptación o Revisión

Considerando que en cada ciclo e iteración existe una adaptación, los resultados que se van obteniendo se revisan y se adaptan, según sea necesario. En esta fase se pueden cambiar la prioridad o la forma de trabajar para optimizar tiempo y recursos, con la finalidad de obtener mejores ideas o un equipo más eficiente, centrándose en las perspectivas del cliente y del personal.

5. Fase de Cierre

Esta fase no significa literalmente que se ha terminado el proyecto. En este caso, se trata de llegar a la fecha de entrega de una versión de producto, obteniendo lo esperado. Sin embargo, con el paso del tiempo es posible que se necesiten generar nuevas versiones o mejoras para que no quede en la obsolescencia, debido a la evolución y cambios en el entorno tecnológico.

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