Descubre los pasos para realizar la transformación digital en una empresa

No solo se trata de automatizar los procesos y comprar equipos informáticos, también tiene que ver con la integración del capital humano, quien deberá llevar a cabo las tareas de la empresa. Por ello, es necesario que conozcas los pasos necesarios para la transformación digital en una empresa.

Aunque la tecnología forma parte de las empresas, por muy pequeñas que sean, algunas organizaciones necesitan adoptar las herramientas y procesos que de verdad les hacen falta para mejorar y ser más competitivas. Es por esto, que es necesario que conozcas los pasos para realizar la transformación digital en una empresa.

Primero, hay que decir que la transformación digital en las empresas realiza un cambio integral y gradual, el cual se inicia con la conceptualización y se finaliza con la implementación. Es una reorganización completa del negocio que afecta el procesamiento de los datos, los sistemas y al equipo.

¿Qué es la Transformación Digital?

Dentro del apartado de temas de su página web, la multinacional tecnológica IBM expone que “impulsada por la demanda del mercado e impulsada por la tecnología, la transformación digital significa adoptar experiencias de clientes, socios comerciales y empleados que se encuentren primero en lo digital”.

Para lograr la transformación digital se necesita desarrollar una estrategia gradual, buscando que en el último paso del proceso se puedan administrar los recursos de forma inteligente y rápida, generando más beneficios con menos trabajo y así propiciar resultados de forma inmediata.

De esta manera, la Transformación Digital permite la modernización de todas las áreas que forman parte del negocio, brindando agilidad, mejores habilidades y la automatización de procesos. Todo ello, ayuda a eliminar muchos errores, reducir gastos y aumentar la productividad y eficiencia empresarial.

Antes de iniciar la Transformación Digital

No existe una estrategia o plan estándar que permita llevar a cabo una transformación digital, ya que dependerá del modelo de negocio de la organización y de los resultados que quiera alcanzar. Sin embargo, antes de iniciar se pueden considerar las siguientes recomendaciones básicas:

• Analizar la situación actual e identificar brechas tecnológicas.

• Definir el modelo de negocio que se desea implantar y una estrategia clara.

• Diseñar diversos planes de acción que permitan la rápida adaptación hacia los resultados deseados.

• Involucrar a todo el personal de la empresa, ya que todos forman parte del cambio.

Este proceso lo supervisa el área de Tecnologías de la Información (TI), que es responsable de la implementación de herramientas tecnológicas, además de administrar adecuadamente los recursos vinculados a las TI. Para saber más del tema puedes leer el artículo ¿Qué es la gestión de tecnologías de información?

5 pasos para realizar la transformación digital en una empresa

Para que se logre realizar la transformación digital eficientemente se debe considerar la implementación de nuevas herramientas digitales, los procesos y su automatización, así como a las personas y las nuevas competencias que desarrollarán los equipos de trabajo. En consecuencia, se pueden seguir los siguientes cinco pasos:

1. Identificar las necesidades tecnológicas

Es esencial automatizar los procesos que sean necesarios para los equipos de trabajo y para la organización. Para ello, se debe hacer un diagrama de flujo o flujograma que contemple a todos los equipos de la organización. Con esta técnica se detectan los puntos a obviar en los procesos y los que efectivamente se deben automatizar.

Una vez identificados los procesos, se tendrán que definir las herramientas digitales que se necesitan para realizar el trabajo y lograr las metas. Es muy importante estar abiertos a nuevos procesos y herramientas que se estén implementando, para encontrar soluciones innovadoras que den respuesta a la empresa en el mercado que participa.

2. Contar con expertos actualizados

Existen muchas empresas que han invertido grandes recursos en su departamento de Tecnologías de la Información, con la finalidad llevar a cabo profundos cambios para complementar sus sistemas y arquitecturas de información con una nueva manera de desarrollar soluciones para el mundo digital, respondiendo a sus necesidades.

De esta manera, las empresas requieren nuevos roles ejecutivos centrados 100% en la transformación digital, como el Chief Digital Officer. Asimismo, necesitan profesionales especializados en las nuevas tecnologías digitales, como el Data Scientist, el Scrum Master o el Digital Architect.

3. Establecer un ecosistema de innovación

Cuando se plantea un escenario de transformación digital, las empresas logran una adaptación que favorece continuar con su dinámica en el mercado actual, pero además, están obligadas a implementar cambios para mejorar todos sus procesos, productos y servicios. Por ello, deben diseñar estrategias para promover la innovación.

Para lograrlo, necesitan analizar y reflexionar sobre sus objetivos y el impacto que tendrán las iniciativas que se planteen. De igual manera, deberán considerar el desarrollo de una estrategia que busque alianzas y adquirir aquello que sirva para reforzar y acelerar la idea planteada.

4. Mejorar la comunicación

La transformación digital mejora y hace más eficientes las comunicaciones internas. En este sentido, se optimiza el flujo de comunicación entre todos los departamentos. Esto permite que el área de TI, comercial y administrativa puedan compartir ideas y colaborar entre sí, creando equipos multidisciplinarios y multifuncionales.

Cada uno de los colaboradores de la organización debe saber de qué se trata la transformación digital, para qué sirve, qué hace, por qué lo hace y qué beneficios aporta. Luego de todos conocer exactamente cuáles han sido los cambios y el objetivo que se persigue con ello, se obtendrán grupos de trabajo colaborativos.

5. Documentar y capacitar

Es necesario que todo el proceso quede documentado, ya que esta información será la pauta que indicará cómo se deben hacer las cosas en la organización, así como los procedimientos y herramientas necesarias. Cada una de las áreas debe tener todos los procesos interiorizados para poder llevar a cabo una correcta transformación digital.

Por otra parte, se requiere capacitar a todos los miembros de la empresa en las nuevas herramientas y tecnologías digitales. Con ello, conocerán cómo obtener provecho de estas herramientas y no las verán como meros instrumentos de trabajo, haciéndoles entender que los cambios han sido implementados para asistir a las personas.

Luego de realizar todo el proceso de implementación de la transformación digital, es necesario analizar cada uno de los datos y la mejora continua. De esta manera, será posible detectar nuevas oportunidades de negocio y tomar decisiones que vayan de la mano con la evolución tecnológica.

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