¿Cuáles son los recursos de un proyecto?

Tiene que ver con todo lo que se requiere, para que el trabajo se lleve a cabo y se pueda cumplir con la planificación estimada. Se clasifican en tres grandes tipos que sirven para la organización, la asignación del presupuesto, y para el cumplimiento de las metas.

Para que un proyecto pueda orientarse al éxito desde el inicio, requiere de una adecuada asignación de recursos. Por ello, es esencial estimar la disponibilidad de todo aquello que se necesita, con la finalidad de conocer exactamente lo que está disponible para cumplir cada fase, esto servirá para alcanzar los objetivos planteados. De esta manera, es indispensable descubrir un poco más sobre este tema.

¿Qué son los recursos para un proyecto?

Se consideran los medios y los elementos que se requieren para obtener los resultados esperados, a través de la consecución de las acciones que se han planificado. En otras palabras, es lo que se necesita para llevar a cabo un proyecto. Generalmente, la elección de los recursos es responsabilidad del administrador, sin embargo, es posible que el cliente tenga algunas propuestas al respecto.

Asignar los recursos, ayuda a determinar cuánto tiempo tomará ejecutar una tarea, e incluso, cuánto costará llevarla a cabo gracias al seguimiento de los costos, siendo importante en la administración de proyectos. Asimismo, sirve para categorizar la estructura de desglose de los recursos identificados y para asignar los que se utilizan en cada actividad.

¿Cómo se clasifican?

Comúnmente, un proyecto necesita de recursos humanos, materiales y financieros, lo que representa la clasificación de lo que debe existir para poder cumplir con el trabajo asignado. A continuación, se detallan los tipos de recursos que se necesitan para conocer qué se contempla en cada caso:

Recursos humanos

Se trata del personal que conforma el equipo de trabajo —puede ser interno o externo—. Estos son determinados y seleccionados, teniendo en cuenta sus diferentes habilidades y sus competencias profesionales, que deben estar en consonancia con el tipo de proyecto. Es considerado como el recurso elemental para poder cumplir con cualquier planificación. 

Recursos materiales

Se refiere a todo lo que, desde el punto de vista físico, debe haber para trabajar. Primero, se contempla lo que la empresa puede poner a disposición, para luego determinar si es necesario comprar o rentar algo. Se trata de las oficinas, los puestos de trabajo, los equipos informáticos, los programas, la papelería, los aspectos técnicos, entre otros. 

Recursos financieros

Tienen que ver con el flujo de inversión y financiación, lo que se considera como determinante para poder cubrir con la asignación de recursos humanos y materiales. Se concentra en el presupuesto, que contiene los costos y los gastos que se han planificado para el cumplimiento del proyecto. Es necesario que sean administrados con rigurosidad.

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Estimación de los recursos de un proyecto

Para cumplir un proyecto, es muy importante poder gestionar las cantidades de recursos que realmente se necesitan, además de saber optimizarlos. Es así como la estimación de los recursos implica la planificación que garantiza su disponibilidad, incluso, antes de que inicie el proyecto, convirtiéndose en la forma más eficiente y rentable de distribuir lo que se requiere para realizar las tareas.

Llegado el momento en el que se debe hacer la estimación de los recursos, hay que conocer todas y cada una de las tareas planificadas, así como quiénes son los responsables, el alcance que se debe lograr, los materiales requeridos, el tiempo previsto y el presupuesto asignado. En este caso, es indispensable poner atención a las características de los recursos.

En cuanto al control de esta información, en la que se determinan los materiales, las personas y el presupuesto, se puede utilizar un esquema por medio de un diagrama de Gantt, el cual permite una mayor visualización para seguir la evolución del proyecto y los recursos asignados. Buscando incrementar las posibilidades que permitan cumplir el proyecto según lo planificado, hay que realizar los siguientes cinco pasos:

1. Determinar el alcance de las tareas. Esto permite obtener los detalles sobre la complejidad del proyecto y los recursos que se necesitan.

2. Asignar las tareas. Conociendo lo que debe hacer cada quién, se asignan los recursos que cada tarea requiere para poder ser completada.

3. Precisar los plazos. Se debe determinar cuánto tiempo se le asigna a cada tarea para completarla, esto permite gestionar los recursos y el tiempo.

4. Elaborar el presupuesto. Este paso permite garantizar el dinero necesario, para ejecutar las tareas en el tiempo y con los recursos asignados.

5. Hacer seguimiento. El monitoreo constante del progreso de las tareas, es esencial para hacer las correcciones pertinentes y para lograr las metas. 

Descubre lo que se necesita para ser un administrador de proyectos.

Tan importante es contar con los recursos, como saber asignarlos, coordinar las tareas y gestionar el presupuesto. En este sentido, la persona responsable de esta actividad puede ser diferente, según el tamaño de la empresa. En un negocio pequeño, el gerente del proyecto o el líder del equipo es quien cumple este trabajo. Por su parte, en las empresas grandes, es posible que el gerente del proyecto no sea la misma persona que gestiona el presupuesto.

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