¿Cuáles son los pasos para implementar la metodología Kaizen?

Para ejecutar esta metodología oriental, deben llevarse a cabo siete pasos consecutivos que permiten el mejoramiento continuo de los procesos empresariales. Con la filosofía Kaizen obtiene una serie de ventajas que se describen en este artículo.

Más allá de los procesos y actividades industriales, los principios de la metodología Kaizen pueden ser aplicados en la vida cotidiana para garantizar el mejoramiento continuo. Busca detectar aquellos puntos específicos en los que deben realizarse cambios para que haya una integración armónica entre las partes de un todo, en este caso de los procesos empresariales.

Pasos para implementar la metodología Kaizen

La situación y realidad de cada empresa será determinante para poder aplicar la metodología Kaizen. Esto se debe a que, para iniciar con el ciclo de mejora continua, es necesario conocer las condiciones reales de la organización, para poder cumplir los siguientes siete pasos que permiten implementar este método:

1. Seleccionar el área en donde se aplicará

Todos los trabajadores de la organización deben participar en la aplicación de esta filosofía, ya que pueden compartir sus opiniones y comentarios de mejora. Para ello, lo primero que debe hacer la directiva es seleccionar el tema o área que se desea mejorar. Generalmente, se toma en cuenta para optimizar los tiempos de productividad, las necesidades del cliente para la calidad o la reducción de accidentes, pensando en la seguridad, entre otros.

2. Seleccionar los miembros del equipo de trabajo

El secreto de este paso es contar con profesionales de diversas disciplinas, con la finalidad de conformar un equipo heterogéneo. Esto permite que, desde diferentes áreas, todos puedan aportar sus conocimientos y experiencias, en donde deben destacar los expertos en el tema que se busca mejorar. Cada equipo necesita de un líder que lleve a cabo la coordinación de las actividades y pueda servir de vocero para presentar los avances. 

3. Obtener y analizar los datos

En este caso, el equipo de trabajo debe buscar todos los datos que permitan determinar los motivos que provocan el o los problemas detectados. Con la información recabada, se pueden crear estrategias que permitan mejorar aquello que se desea optimizar. Actualmente, este proceso se apoya con herramientas informáticas que ayudan a realizar un análisis detallado, evitando errores y facilitando la agilización de la actividad.

4. Observar y verificar in situ

Es esencial observar lo que sucede directamente en el sitio, espacio o área en dónde se encontró algún problema. Esto sirve para que el equipo pueda verificar que los datos obtenidos en el paso previo, corresponden a la realidad y así incorporar la información adicional que se encuentre y que es proporcionada por las personas responsables de dicha área. De esta manera, se pueden tomar decisiones con la información confirmada.

5. Establecer las medidas para remediar el problema

Cuando sean encontrados problemas críticos, se requiere establecer algunas contramedidas que permitan reformar ese proceso que debe mejorar. Para llevar a cabo esta tarea se debe elaborar un calendario en donde se registren las fechas en las cuales se implementarán las optimizaciones, así como él o los responsables directos que responderán al plan que se ejecutará para solucionar las complicaciones previamente detectadas.

6. Hacer seguimiento y evaluar los resultados

Para poder verificar que la aplicación de la metodología Kaizen esté logrando los efectos esperados, es necesario que el equipo de trabajo haga un seguimiento exhaustivo a cada una de las acciones que se ejecuten. Generalmente, se utilizan informes y gráficos que permiten realizar un análisis detallado, a través del cual es posible detectar si deben efectuarse nuevamente los pasos previos para que el área afectada tenga una solución.

7. Registrar resultados y estandarizar

Luego de que hayan pasado varios meses de haberse implementado los pasos de la filosofía Kaizen y se observen resultados positivos, se debe registrar que el problema que se había detectado fue mejorado y está bajo control. Asimismo, esta experiencia sirve para crear un manual que permitirá aprovechar las actividades realizadas para aplicarlas en casos similares que se presenten en otras áreas de trabajo.

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Ventajas del método Kaizen

La metodología Kaizen cuenta con una estructura que permite ordenar, acomodar, desechar lo superfluo y enfocar la energía en el resultado que se desea obtener. Con ello, se pueden disfrutan las siguientes ventajas más significativas, como parte del proceso de mejora continua:

• Disminuyen los artículos y los servicios de baja calidad.

• Se ahorra en materiales y se reducen los costos.

• Reducen los accidentes, así como las fallas de los equipos y de las herramientas.

• Mejora el ambiente de motivación para el personal, lo que sirve para la resolución de conflictos.

• Aumentan los índices de productividad a corto plazo.

• Se logra una mayor adaptabilidad a los cambios constantes del mercado y de la industria.

Es importante tener en cuenta que para poder aprovechar al máximo la mejora continua, a través de la metodología Kaizen, y obtener los resultados esperados, es esencial contar con un grupo de trabajo diverso. Cada uno de los miembros debe entender y aplicar la disciplina, así como el compromiso para lograr las metas establecidas.

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