¿Cuáles son los pasos para la mejora de procesos?

Una vez que se han identificado los procesos que se deben optimizar, es necesario realizar una serie de pasos que permitan llevar a cabo los cambios requeridos. En este artículo te contaremos lo que debes hacer.

Después de largos períodos de actividad, las empresas requieren modificar y actualizar sus procesos de trabajo. Esto se debe a que suelen presentarse algunas deficiencias, desactualizaciones o se detecta que esos procesos no fueron creados adecuadamente, por lo que deben seguirse una serie de pasos para lograr la mejora de los procesos.

La mejora de procesos de negocios tiene como finalidad optimizar una empresa, ofrece diversos beneficios que van desde evitar errores, reducir costos, aumentar la rentabilidad y mejorar la comunicación. Pero también, entrega valor, eficiencia y eficacia. Por lo que es necesario saber cuándo se puede mejorar un proceso.

¿Cuándo se puede mejorar un proceso?

Para conocer cuándo se puede realizar la mejora de procesos de negocios, es necesario siempre tener en cuenta el enfoque de mejora continua. Esto permite efectuar en cualquier momento las modificaciones requeridas para desarrollar algún proceso específico, a través de aportes creativos, funcionales y con sentido crítico.

Después de hacer la primera aplicación y ejecución de un proceso, es recomendable diseñar una estrategia para la verificación del desempeño. Al conocer los indicadores y los datos que arrojan, se puede mejorar un proceso cuando se busca:

• Reducir las deficiencias técnicas y productivas, así como los posibles errores.

• Reducir y eliminar el exceso de pasos.

• Establecer normas para realizar las actividades.

• Reducir los recursos necesarios para mejorar la eficiencia y la productividad.

• Disminuir el tiempo que dura algún ciclo.

• Mejorar la percepción sobre la calidad del producto o servicio.

De igual modo, cuando en las organizaciones se habla sobre innovar, inevitablemente se requerirá también optimizar, adaptar y mejorar los procesos. Con ello, lo que se pretende es lograr un avance relevante en la satisfacción del cliente y, por supuesto, en las personas que intervienen en el proceso.

Descubre más del tema leyendo: ¿Qué es la innovación organizacional?

Pasos para la mejora de procesos

Una vez que se ha decidido iniciar con la mejora de procesos para poder responder a las necesidades organizacionales, se requiere realizar una serie de pasos esenciales para llevar a cabo los cambios que deben efectuarse, entre los que destacan:

1. Estudiar, analizar e identificar los procesos. Lo primero que se debe hacer es estudiar los procesos existentes para analizarlos e identificarlos. Al realizar una evaluación general se obtiene una visión global. Una vez seleccionado el proceso a mejorar, se debe precisar su importancia dentro de la empresa para determinar la prioridad con la que se debe intervenir y el tiempo requerido.

2. Establecer los objetivos de las mejoras. Una vez conocido el proceso, se deben establecer los objetivos que se desean alcanzar, determinando la situación actual y la esperada al realizar los cambios. Para ello, se debe establecer una ruta que complemente el plan de negocios y las futuras tomas de decisiones. Se necesita considerar qué se debe hacer, cuándo hacerlo y cuál será el equipo responsable.

3. Seleccionar el equipo de trabajo. El tercer paso a seguir es contactar a los responsables de los procesos a los que se les aplicará una mejora para conocer sus puntos de vista y recomendaciones. Luego se debe conformar el equipo de trabajo que realizará las modificaciones necesarias, indicando a cada miembro sus funciones, las entregas esperadas y las metas que se desean alcanzar.

4. Diseñar el nuevo proceso. Este es un paso elemental. Se trata de reunir toda la información relacionada y las personas que intervienen para definir los flujos de trabajo y el paso a paso del proceso a mejorar. Es indispensable que se establezcan escenarios para probar los cambios y observar qué resultados se obtienen. Si se requiere, se debe rediseñar las veces que sean necesarias.

5. Implementar las mejoras establecidas. Luego de superar las mejoras en los escenarios de prueba, se debe implementar el proceso. Es momento de ejecutarlo desde el principio hasta el fin, verificando los resultados para conocer el rendimiento y considerar si se requieren otros cambios, por lo que el equipo de trabajo y la persona dueña del proceso deben estar atentos en todo momento.

6. Monitorear y controlar. Este paso permite realizar seguimiento a la mejora del proceso para comprobar si los cambios fueron efectivos o no. En este caso se debe recopilar la información concreta sobre los datos y cifras, para conseguir una visión completa y real de la ejecución del proceso. De esta manera, se seguirá trabajando activamente en el proceso de mejora continua.

Te interesa conocer: ¿Cuáles son los procesos de negocio empresariales?

Evaluar constantemente los procesos de cualquier negocio, permite conocer a tiempo las deficiencias que puedan presentarse para actuar eficientemente, estableciendo las estrategias indicadas y siguiendo los pasos para la mejora de los procesos. Asimismo, es importante considerar la automatización de las tareas que resultan ser repetitivas.

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