Técnicas para la comunicación organizacional efectiva

Comúnmente se cree que comunicarse es tan fácil y natural como hablar y oír, pero en realidad es un proceso muy complejo, especialmente cuando se analiza dentro de una empresa. A continuación, te presentamos algunas técnicas para la comunicación organizacional efectiva.

La comunicación dentro de las empresas es muy importante y crítica, ya que de su claridad depende el desarrollo de las actividades. Si no se cuenta con mensajes bien orientados, se puede generar un clima tenso y poco productivo. Por ello, es momento de conocer algunas técnicas para la comunicación organizacional efectiva.

La comunicación organizacional efectiva es una herramienta esencial porque define la forma de actuar de los colaboradores en relación con la empresa. Con lo que se le da valor a la complejidad e importancia de la comunicación interpersonal y organizacional.

¿Qué es la comunicación organizacional?

Se entiende como comunicación organizacional, comunicación empresarial o comunicación corporativa a la interacción, la construcción de vínculos y el flujo constante de datos e información dentro y fuera de una empresa. Su gestión influye directamente en el bienestar y el desempeño de cualquier negocio.

Según el doctor en comunicación e investigador estadounidense Stanley Deetz, la comunicación organizacional “es un proceso mediante el cual una parte o grupo de partes interesadas de la organización, intenta estimular el significado en la mente de otra persona o grupo, mediante el uso intencional de palabras verbales y mensajes mediados”. Es así como, uno de los objetivos primordiales de la comunicación organizacional es que la información se distribuya hacia los miembros de la empresa, quienes deben tener la capacidad de recibirla y procesarla efectivamente. 

De esta manera, se propicia un intercambio mutuo de información y la consecuente interacción. Por esta razón, la comunicación efectiva es de vital importancia en las empresas, debido a que si los mensajes que se quieren transmitir no son entendibles, se podrían generar malentendidos, conflictos o graves errores en la operatividad de la organización. Por ello, hay que garantizar que este proceso se realice efectivamente.

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¿Qué evitar en la comunicación organizacional?

En vista de que la comunicación empresarial tiene un gran poder de persuasión en los miembros, debe ser evaluada analizando el impacto que generan los mensajes compartidos y poder adaptar los cambios necesarios. En este sentido, la evaluación debe confirmar que la información no contenga lo siguiente:

• Evidencia falsa, distorsionada e irrelevante. Es fundamental que la información que se va a comunicar esté completa y sea verídica.

• Argumentación sin contar con pruebas o razones a través de ejemplos o testimonios para emitir opiniones. Al generalizar se pueden generar malos entendidos.

• Apelaciones a la emoción que no se sustenten. Aunque es importante incentivar a las personas a sentir orgullo por pertenecer a la empresa, se debe hacer con precaución y con base en hechos.

• Omisiones o distorsiones sobre alguna situación que esté ocurriendo o que vaya a ocurrir.

• Discriminación, polarización o menos precio por cualquier miembro o área empresarial. Así como tampoco, quitar el mérito a las actividades que realice cualquier departamento.

En este aspecto, el líder de comunicación es fundamental, ya que es quien tiene la responsabilidad de crear los mensajes a compartir. Si este profesional no es un buen comunicador, puede generar reacciones que no permitan lograr los objetivos de la empresa.

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Técnicas para la comunicación organizacional efectiva

Una estrategia de Comunicación Organizacional Efectiva genera altos niveles de confianza entre los colaboradores, lo que se traduce en mejores resultados en la organización. Para garantizar que los mensajes realmente logren una efectividad positiva, se sugieren las siguientes técnicas: 

• Medio adecuado. Se deben establecer varias vías de comunicación en la empresa y asignar los propósitos para cada vía. El medio que se utiliza influye mucho en la efectividad del mensaje. Puede ser en persona, por escrito o por vía electrónica.
• Propósito bien definido. Las comunicaciones en una empresa deben obedecer a un propósito, el cual es necesario que se mantenga. Si existen varios temas para comunicar, se pueden dividir los tópicos en la cantidad de mensajes necesarios.
• Valor al esfuerzo. Los líderes deben hacer comentarios sobre resultados de proyectos o alguna actividad, guiando los esfuerzos de los empleados al logro de metas y motivándolos a dar el máximo. También se pueden ofrecer herramientas para mejorar.
• Consistencia y coherencia. Los mensajes que se comunicarán interna o externamente deben reflejar la cultura de la organización y los valores corporativos, destacando manuales, material de adiestramiento, correos electrónicos y contenido en Redes Sociales, entre otros.
• Empatía. En una empresa se necesita empatía para asegurar el bienestar de los miembros. Esto permite conectarse más allá de las actividades laborales, ya que se puede comprender genuinamente lo que piensan, creen y sienten los demás.
• Mensajes claros. La claridad en los mensajes es necesaria para comunicarse con transparencia y aumentar la confianza. Por lo que se debe evitar la falta de comprensión, malos entendidos, baja especificidad o no realizar las preguntas apropiadas.
• Uso de tecnología. Las herramientas tecnológicas son de gran ayuda para mantener una comunicación eficaz entre los colaboradores. Además de brindar información, también permiten que se establezca una organización mucho más conectada y transparente.

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