¿Por qué es importante el control de inventarios?

Consiste en una serie de sistemas y procedimientos que ayudan a conocer la existencia de los almacenes. Dependiendo de qué tan grande o pequeña sea la empresa, suele manejarse diferente. Lo relevante de esta actividad es saber por qué es importante el control de inventarios.

Una industria tiene muchas áreas que debe mantener coordinadas para funcionar armónicamente. Una de ellas es el almacén, en donde se resguardan productos, artículos, mercancías y hasta materia prima. En este sentido, es importante el control de inventarios para reducir costos, mejorar la respuesta a los clientes y evitar pérdidas.

¿Qué es el control de inventarios?

El control de inventarios o control de existencias, consiste en sistemas, procesos y procedimientos que garantizan que las existencias en el almacén sean suficientes y se mantengan en buen estado. Se concentra en recopilar información de la entrada y salida de los productos, buscando con ello el ahorro de costos operativos.

Al supervisar el movimiento y el almacenamiento, las empresas pueden mantener un suministro suficiente de productos que se mantengan en buenas condiciones, comprobando su fecha de caducidad, deterioro o problemas de calidad, entre otros aspectos. Dependiendo del tamaño de la empresa, se maneja de manera distinta.

El control de inventarios es esencial en la gestión de inventarios y permite hacer evaluaciones al estado de la producción, desde el resguardo de la materia prima hasta el producto terminado de una empresa, formando parte de los elementos de la cadena de suministro. Algunas de las actividades que se deben realizar son:

• Recibir, almacenar y trasladar mercancías.

• Colocar los productos en lugares estratégicos.

• Hacer seguimiento para saber en dónde se encuentran los productos y mercancías.

• Controlar el estado en el que se encuentran los productos.

• Dar respuesta a los pedidos de compra con los productos disponibles.

• Documentar los detalles de reordenación y conformar el historial de los productos y mercancías.

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¿Por qué es importante el control de inventarios?

Se debe tener en cuenta que los ingresos de un negocio son generados por las ventas. Por lo que, teniendo un inventario controlado, se puede obtener información indispensable para conocer a ciencia cierta la disponibilidad y el estado de los productos. Esta es una de las razones más importantes del control de inventarios.

Por otra parte, es posible conocer todos los artículos del almacén, así como cuál es su valor, cuáles se venden y cuáles no, además de determinar cuándo reabastecer el stock. Favorecer el control es eficaz para aumentar ganancias, conociendo la situación real en diversos períodos comerciales.

Con la buena implementación del control de inventarios, además de minimizar los costos operativos por el almacenaje, se disminuye la pérdida de recursos de la empresa. Esto permite invertir ese excedente en otras áreas que favorezcan la rentabilidad, como por ejemplo, en la prestación de un servicio de mejor calidad.

Asimismo, el control de inventario facilita la actuación cuando hay faltantes, pero también cuando hay productos de más. Y es que el exceso de productos o artículos puede conllevar pérdidas en vez de ganancias, bien porque un producto caduque, se dañe o ya no sea de alguna temporada comercial específica.

Beneficios del control de inventarios

Queda claro que conocer lo que hay en el almacén, así como cuándo entra y sale del stock, ayuda en la reducción de costos y en el cumplimiento de las actividades, en especial al responder rápidamente las solicitudes de los clientes. Es una ventaja para los trabajadores, porque se minimizan esfuerzos y se maximizan tiempos de trabajo.

Además de la satisfacción del cliente y la optimización del trabajo, con ayuda del control de inventario se obtienen los siguientes beneficios:

• Almacén más organizado, estructurado y coordinado.

• Reducción de costos y tiempo por mantenimiento de inventarios.

• Reconocimiento de robos, pérdidas y mermas de mercancía.

• Control de daños y devolución de productos.

• Información actualizada para determinar faltantes, excesos y momentos para reposición.

• Determinación de la inversión para comprar en periodos específicos.

• Información sobre el dinero que representan los productos almacenados.

Resulta una gran ayuda para las empresas contar con un sistema de inventario automatizado que permita tener la información actualizada y disponible en todo momento. Sin embargo, no se puede abandonar la práctica de realizar un inventario físico, ya que es la manera para hacer las conciliaciones necesarias con la realidad. 

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