¿Qué hace un administrador de operaciones?

Este especialista tiene que garantizar que los productos de una empresa respondan a las necesidades del mercado. Esto lo logra con un manejo eficiente de la productividad. Así, comienza todo lo que debe hacer un administrador de operaciones.    

El trabajo del administrador de operaciones abarca la gestión de los servicios y la manufactura de una empresa, con lo que busca lograr un manejo eficiente de la productividad. Además, se encarga de crear estrategias para buscar la competitividad de la organización en el mercado, como parte de las actividades que debe desempeñar.

Este profesional de la administración es responsable de controlar los gastos de la empresa, mientras maneja el personal, los materiales e insumos, las instalaciones, las maquinarias y los procesos. Todo esto lo consigue a través de la planificación de la producción y los recursos necesarios, el control de operaciones y la toma de decisiones.

En este sentido, el administrador de operaciones debe conocer los productos que tienen mayor importancia dentro de la organización y que, además, generan el mayor volumen de ventas. Con esta información, lleva la administración de operaciones para mejorar el sistema de producción, el sistema de abastecimiento y el posterior despacho de los productos. De esta manera, cumple con las siguientes actividades en los campos de manufactura, servicios y distribución, agregando valor a los productos:

1. Identificar y evaluar constantemente las oportunidades para mejorar los procesos

• Analizar el flujo de trabajo, desde la recepción de materias primas hasta la entrega del producto o servicio.
• Detectar cuellos de botella, desperdicios de tiempo, recursos o costos, y áreas de mejora continua mediante herramientas como Lean Manufacturing, Six Sigma o Kaizen.
• Realizar estudios de tiempos y movimientos para optimizar la asignación de tareas y mejorar la eficiencia.
• Incorporar tecnologías emergentes que automaticen tareas y mejoren la calidad.

2. Diseñar estrategias que buscan la eficiencia de los procesos de producción

• Elaborar planes detallados para reducir costos, tiempos de entrega y errores en la producción.
• Implementar métodos como Just-in-Time (JIT) y sistemas de planificación de recursos empresariales para optimizar la cadena de suministro.
• Desarrollar iniciativas de digitalización y automatización para aumentar la eficiencia.
• Establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir y controlar el éxito de las estrategias implementadas.

3. Administrar los recursos y los presupuestos

• Planificar el uso eficiente de recursos humanos, materiales y financieros.
• Desarrollar presupuestos detallados para operaciones diarias, proyectos y mantenimientos.
• Monitorizar los costos operativos para identificar desviaciones y tomar decisiones correctivas.
• Negociar contratos con proveedores para asegurar precios competitivos y calidad óptima de materiales.

4. Evaluar y garantizar el cumplimiento de las metas establecidas en cada área

• Garantizar que cada equipo tenga objetivos claros y medibles alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
• Revisar periódicamente el progreso hacia las metas mediante reuniones y reportes de desempeño.
• Tomar acciones correctivas cuando se detecten desviaciones en el logro de las metas.
• Fomentar una cultura de responsabilidad y rendición de cuentas dentro del equipo.

5. Evaluar el desempeño de los empleados y verificar el cumplimiento de los procesos que tienen a su cargo

• Realizar evaluaciones de desempeño periódicas con base en los objetivos definidos.
• Brindar retroalimentación constructiva y diseñar planes de desarrollo profesional para los empleados.
• Verificar el correcto seguimiento de protocolos, políticas y estándares de calidad en la ejecución de tareas.
• Promover un ambiente de trabajo colaborativo y motivador.

6. Generar información sobre las características y parámetros de las máquinas y los procesos, además de sus capacidades y flujos de producción

• Documentar especificaciones técnicas de maquinaria, capacidades de producción y tiempos de ciclo.
• Realizar estudios de capacidad y análisis de restricciones para asegurar que los recursos estén alineados con la demanda.
• Mantener registros de mantenimiento preventivo y correctivo de las máquinas.
• Monitorear el rendimiento de las máquinas a través de indicadores como eficiencia global del equipo.

7. Influir en el desarrollo de productos que respondan al proceso de producción existente

• Colaborar con equipos de diseño y desarrollo para asegurar que los productos se puedan producir de manera eficiente.
• Evaluar la viabilidad técnica y económica de nuevos productos antes de su introducción en la línea de producción.
• Implementar prototipos y pruebas piloto para validar la capacidad de producción.
• Identificar oportunidades para simplificar diseños y reducir costos sin comprometer la calidad.

8. Analizar la transferencia de información, estableciendo los requerimientos de personal, materiales y recursos necesarios

• Diseñar procesos efectivos de comunicación entre departamentos para asegurar la transferencia oportuna de información.
• Establecer métodos para la planificación de recursos empresariales (ERP) que integren información sobre inventarios, producción y ventas.
• Prever y planificar las necesidades de mano de obra, equipos y materiales en función de la demanda proyectada.
• Implementar sistemas de control para asegurar el cumplimiento de los requerimientos operativos.

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El administrador de operaciones también sirve de mediador entre las áreas de mercadotecnia, ventas y producción. Esto se debe a que la relación de estos tres departamentos es a veces conflictiva. En ocasiones, producción alude que no puede generar lo que ventas quiere, mientras que ventas insiste en que producción no fabrica lo que realmente se necesita, según el mercado. Por ello, este profesional debe mantener una estrecha relación y vinculación con estas áreas. 

Y es que, en conjunto, estos departamentos generan la información necesaria para el inicio del proceso de fabricación de productos, algo esencial para que se lleve a cabo de la manera más adecuada posible. Así, el administrador de operaciones debe encontrar el punto de equilibrio en esta situación.

Con la creación de estrategias para garantizar procesos eficientes, el administrador de operaciones concentra su trabajo en la optimización de los recursos que maneja, así como en la integración de las áreas que intervienen en la creación de los productos. ¿Qué busca? Hacer más competitiva a la empresa con un sistema de producción que responda a las necesidades comerciales.