Administrador de proyectos: ¿Qué es y qué se necesita para ser uno?

Son muchos los conocimientos y habilidades que necesita dominar un administrador de proyectos para realizar su trabajo diario. Se trata de un área laboral en donde confluyen diversos campos profesionales. Sigue leyendo y descubrirás qué se trata.

La administración de proyectos se ha convertido en una de las profesiones más demandadas en el mundo laboral actual, especialmente en Latinoamérica, donde las empresas buscan profesionales capaces de gestionar recursos, plazos y equipos de manera eficiente. Quien busca una carrera universitaria que combine liderazgo, organización y una visión estratégica, puede optar por convertirse en administrador de proyectos.

¿Qué es un administrador de proyectos?

Es el profesional responsable de planificar, ejecutar y garantizar que se cumpla una serie de procesos y fases de un proyecto, en un tiempo establecido y con un presupuesto aprobado para alcanzar un objetivo planteado. El administrador de proyectos debe tomar diferentes decisiones para controlar el riesgo de cualquier proyecto, minimizando la incertidumbre. Debe conocer mínimamente diversos campos, ya que trabaja en áreas tan variadas como la tecnología, recursos humanos, publicidad y mercadotecnia e, incluso, construcción.

¿Qué se necesita para ser uno?

Al indagar sobre lo que necesita un administrador de proyectos para poder cumplir con su trabajo, hay que precisar que debe saber determinar las necesidades del cliente, para establecer la estructura con la que se desarrollará el proyecto. Es imprescindible que pueda manejar herramientas y técnicas requeridas para la administración de proyectos, así como saber definir las estructuras para organizar el trabajo, analizar las rutas críticas y gestionar los recursos.

También, necesita contar con habilidades de gerencia y manejo del entorno del proyecto. Por su parte, debe conocer las normas, leyes y regulaciones establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) para la gestión de proyectos. Además, debe tener la Certificación PMP y experiencia con la Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL, por sus siglas en inglés).

Pero, además, este especialista necesita ser experto en diversos programas de administración de proyectos, que sirven para organizar las tareas del equipo y para hacer seguimiento a las fases del proyecto. Los gráficos que generan estos programas ofrecen una visión integral de las áreas que necesitan supervisión. 

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Habilidades de un administrador de proyecto

El administrador de proyectos debe ser claro para crear una cultura de proyecto en su equipo, además de saber asignar responsabilidades y delegar la autoridad para tomar decisiones y alcanzar los objetivos. Sin embargo, este profesional tiene que contar o desarrollar otras habilidades, entre las que se destacan:

• Liderar. Esta debe ser la primera habilidad para resaltar, ya que liderar y motivar al equipo es elemental en cualquier proyecto. El administrador debe estimular a los miembros para que puedan implementar el plan establecido y obtener los resultados esperados de la manera más beneficiosa posible para el área solicitante o cliente.
• Comunicar efectivamente. Es primordial que el administrador sepa comunicar a su equipo las metas para alcanzar y las funciones de cada uno de los integrantes. Debe comunicarse constantemente con los colaboradores, proveedores, cliente y la gerencia. Por lo que tiene que dominar la comunicación efectiva de manera oral y escrita. 
• Negociar. Es necesario que el administrador acuerde con el cliente cuál será el alcance y la cantidad de horas para el proyecto, así como los recursos financieros, técnicos y humanos requeridos, por lo que debe ser un gran negociador. Para poder hacerlo, debe conocer y entender cómo mantener satisfechos a los involucrados.
• Orientar al detalle y al logro. Esto permite realizar el trabajo de la mejor manera o sobrepasar los niveles de excelencia esperados. Debido a que es un trabajo de detalle, el administrador debe ser meticuloso en el manejo del proyecto y el impacto que puede tener cada aspecto en su éxito, teniendo la capacidad de tomar mejores decisiones.
• Organizar. El administrador debe organizar su trabajo y el del equipo para poder cumplir con todas las fases del proyecto. Incluso, debe saber llevar varios proyectos, procesos o tareas al mismo tiempo. La clave para conseguirlo está en la organización. Para lograrlo, debe prestar atención a varios aspectos sin descuidar ninguno.
• Resolver problemas. Muchas situaciones o problemas necesitan atención, por lo que el administrador debe estar listo para cuando lleguen y actuar de inmediato, evitando que se afecte el proyecto. Debe identificar qué sucede y tomar decisiones muy rápido para ofrecer una solución efectiva, incluso ante diferencias entre miembros del equipo.
• Elaborar y controlar el presupuesto. Indudablemente, la administración de proyectos incluye la gestión de los recursos económicos necesarios para realizar el trabajo. Los proyectos tienen una cantidad de dinero asignada, que fue calculada por el administrador para elaborar un presupuesto al que debe controlar minuciosamente.

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El administrador de proyectos debe comprometerse en la capacitación de su equipo, para que cada miembro tenga un mayor conocimiento, sea más creativo, pueda asumir riesgos y sea más competente en el cumplimiento de sus responsabilidades. De esta manera, este profesional debe tener conocimientos sobre la gestión de proyectos y desarrollar diversas habilidades, lo que no es tarea fácil, ya que requiere de disciplina y de preparación constante.