¿Qué se necesita para ser un administrador de proyectos?

Son muchos los conocimientos y habilidades que necesita dominar un administrador de proyectos para realizar su trabajo diario. Se trata de un área laboral en donde confluyen diversos campos profesionales. Sigue leyendo y descubrirás de qué se trata.

Un administrador de proyectos tiene la responsabilidad de garantizar que se cumpla una serie de procesos y fases, en un tiempo establecido y con un presupuesto aprobado para alcanzar un objetivo planteado. Debido a su trabajo debemos saber lo que se necesita para ser un profesional de este tipo, así como las habilidades que debe tener.

Es así como el administrador de proyectos debe tomar diferentes decisiones para controlar el riesgo de cualquier proyecto, minimizando la incertidumbre. Debe conocer mínimamente diversos campos, ya que trabaja en áreas tan variadas como la tecnología, recursos humanos, publicidad y mercadotecnia o, incluso, construcción.

¿Qué se necesita para ser un administrador de proyectos?

Al indagar sobre lo que necesita un administrador de proyectos para poder cumplir con su trabajo, hay que precisar que este profesional debe saber determinar las necesidades que el cliente tenga, para establecer la estructura con la que se desarrollará el proyecto. Por lo que debe formarse en esta área de especialización.

Es imprescindible que sepa manejar herramientas, conocimientos y técnicas requeridas para la administración de proyectos, así como saber definir las estructuras para organizar el trabajo, analizar las rutas críticas y gestionar los recursos. También, necesita contar con habilidades de gerencia y manejo del entorno del proyecto. Por otra parte, debe conocer las normas, leyes y regulaciones establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO) para la gestión de proyectos. Por ello, debe tener la Certificación PMP y experiencia con la Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL).

Pero, además, este especialista necesita ser experto en diversos software de administración de proyectos, que sirven para organizar las tareas del equipo y para hacer seguimiento a las fases del proyecto. Los gráficos que generan estos programas ofrecen una visión integral de las áreas que necesitan supervisión. 

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Habilidades de un administrador de proyectos

El administrador de proyectos debe ser claro para crear una cultura de proyecto en su equipo, además de saber asignar responsabilidades y delegar la autoridad para tomar decisiones y alcanzar los objetivos. Sin embargo, este profesional tiene que contar o desarrollar otras habilidades, entre las que se destacan:

• Liderar. Obviamente, esta debe ser la primera habilidad a resaltar, ya que liderar y motivar al equipo es elemental en cualquier tipo de proyecto. El administrador debe buscar siempre estimular a los miembros para que puedan implementar el plan establecido y obtener los resultados esperados de la manera más beneficiosa posible para el área solicitante o cliente.

• Comunicar efectivamente. Es primordial que el administrador sepa comunicar a su equipo cuáles son las metas a alcanzar y las funciones de cada uno de los integrantes del proyecto. Debe comunicarse constantemente con los colaboradores, proveedores, cliente y la gerencia. Por lo que tiene que dominar la comunicación efectiva de manera oral y escrita. 

• Negociar. Es necesario que acuerde con el cliente cuál será el alcance y la cantidad de horas de trabajo para el proyecto, así como los recursos financieros, técnicos y humanos requeridos, por lo que el administrador de proyectos debe ser un excelente negociador. Claro está, para poder hacerlo, debe conocer y entender cómo mantener satisfechos a los involucrados.

• Orientar al detalle y al logro. Esta habilidad le permite realizar el trabajo de la mejor manera o hasta sobrepasar los niveles de excelencia esperados. Debido a que este es un trabajo de detalles, el administrador debe ser meticuloso en el manejo del proyecto y el impacto que puede tener cada aspecto en su éxito. Con ello tendrá la capacidad de tomar mejores decisiones.

• Organizar. El administrador debe organizar su trabajo y el del equipo para poder cumplir con todas las fases del proyecto. Incluso, en muchos casos debe saber cómo llevar varios proyectos, procesos o tareas al mismo tiempo. La clave para conseguirlo está en la organización. Para lograrlo, debe prestar atención a varios aspectos sin descuidar ninguno.

• Resolver problemas. Son muchas las situaciones o problemas que necesitan atención, por lo que el administrador necesita estar listo para cuando lleguen y actuar de inmediato, evitando que se afecte el proyecto. Debe identificar rápidamente lo que sucede y tomar decisiones para ofrecer una solución efectiva, incluso ante diferencias entre miembros del equipo.

• Elaborar y controlar el presupuesto. Indudablemente, la administración de proyectos incluye la gestión de los recursos económicos necesarios para realizar el trabajo. Todos los proyectos tienen una cantidad de dinero asignada, que debió ser calculada por el administrador para luego elaborar un presupuesto al que debe controlar con un minucioso seguimiento.

Asimismo, el administrador de proyectos debe comprometerse en la capacitación de su equipo, para que cada miembro tenga un mayor conocimiento, sea más creativo, pueda asumir riesgos y sea más competente para el cumplimiento de sus responsabilidades en el proyecto.

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El administrador de proyectos debe tener conocimientos sobre la gestión de proyectos, además de distintas habilidades que le permitirán alcanzar el éxito profesional. Desarrollar estas habilidades no es tarea fácil, ya que requiere de disciplina y de mucha preparación constante para llevar a cabo sus funciones.

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