Ciclo contable: ¿qué es y cuáles son sus fases?

El balance de situación preliminar es la primera fase que debe efectuarse para llevar a cabo el ciclo de contabilidad en cualquier empresa. Se trata de un proceso que ofrece información para conocer la situación financiera y tomar decisiones con datos confiables.

Cuando las empresas quieren conocer su situación financiera, deben recurrir a los documentos que se generan por medio de la gestión de la contabilidad. Para ello, es necesario que se cumpla el ciclo contable, el cual debe cumplir con diversas fases para obtener la información financiera precisa. En este artículo, descubrirás qué es el ciclo contable, cómo inicia y cuáles son sus etapas.

¿Qué es el ciclo contable?

Es el conjunto de operaciones o transacciones que una empresa registra, sistemática y cronológicamente, en un período de tiempo o ejercicio económico. Estas operaciones contables pueden ser reales —se documentan durante el año— o formales —se realizan al final del ejercicio para cumplir una norma o principio contable—.

El ciclo contable es importante porque se lleva a cabo para preparar, analizar y elaborar la información financiera que será presentada a la directiva y accionistas. Para obtener esta información, se consideran los registros de entradas en el libro diario y comprobantes de dichos registros, lo que sirve para elaborar los estados financieros.

¿Cómo inicia?

Las acciones que son concentradas en el ciclo contable deben realizarse respondiendo a una secuencia u orden lógico. Además, necesitan ser hechas utilizando los procedimientos adecuados y estableciendo periodos de tiempo específicos para presentar la información financiera.

Para iniciar el ciclo contable hay que partir de la elaboración del balance de situación preliminar. Este documento recoge la información financiera del ejercicio anterior, es decir, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, para mostrar el patrimonio empresarial. Así, se recolectan, analizan e interpretan las transacciones y los documentos relacionados.

Asimismo, en este balance del patrimonio debe quedar registrado todo el inventario que está disponible en la empresa. Luego, tomando como base la información recopilada, se debe realizar una serie de fases para completar el ciclo contable en su totalidad. 

Fases del ciclo contable

Después de hacer y analizar el balance de situación preliminar de la empresa, se obtiene la información necesaria para cumplir con las siguientes etapas del ciclo contable, las cuales se repiten periódicamente:

1. Hacer los asientos de apertura de la contabilidad. Se trata de registrar el balance de situación preliminar de cada cuenta en el libro diario y en el libro mayor. Deben quedar documentadas las cuentas de activos (bienes, derechos y recursos económicos), de pasivos (deudas y obligaciones de pago) y de patrimonio neto (suma de los bienes, los derechos, las deudas y las obligaciones).
2. Ajustar las existencias. Es necesario cargar en los asientos de apertura todas las cuentas de existencias de productos y materias primas. Esta cuenta no tiene movimiento durante el ejercicio, sino que al final del período se registra su variación.
3. Registrar las operaciones del ejercicio. Se deben registrar cada una de las operaciones realizadas durante el ejercicio en el libro diario general y en el libro mayor, clasificando las transacciones en cada una de las cuentas que corresponda.
4. Elaborar el balance de comprobación de sumas y saldos. Esto sirve para verificar que las anotaciones efectuadas en el libro diario queden igualmente asentadas en las cuentas del balance de pérdidas y ganancias de los libros mayores.
5. Determinar el cálculo del resultado contable. Lo que busca es determinar el beneficio o pérdida que ha tenido la empresa durante el ejercicio económico. Luego, se debe corroborar que la información sea igual entre los libros contables.
6. Realizar asientos de cierre. Se deben registrar los asientos de cierre del ejercicio, saldando las cuentas del patrimonio neto y de los pasivos, así como las cuentas de los activos. También se requiere comprobar que los registros estén correctos.
7. Analizar las cuentas anuales. Se trata de analizar la información final para elaborar el balance de situación del ejercicio, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
8. Distribuir el resultado. Finalmente, se deben determinar los resultados obtenidos al culminar el período para luego distribuir el resultado entre la directiva y accionistas de la empresa. Con estos datos podrán tomar decisiones con información confiable.

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Características del ciclo contable

El ciclo contable ofrece información financiera que es precisa, confiable y conforme a las normas contables, y se destaca por las siguientes características:

• Secuencia ordenada. Sigue un conjunto de etapas específicas que deben realizarse en un orden lógico.
• Periodicidad. Se repite en períodos contables, que generalmente son mensuales, trimestrales o anuales.
• Registro cronológico. Las operaciones se registran de manera cronológica en los libros contables, principalmente en el libro diario.
• Base en principios contables. Se rige por principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) o las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
• Información cuantificable. Solo registra transacciones que puedan expresarse en términos monetarios.
• Finalidad informativa. Busca ofrecer información financiera clara y precisa para la toma de decisiones.

Fundamentos

El ciclo contable forma parte de la dinámica financiera de cualquier organización, por lo que debe realizarse minuciosamente para contar con datos que respondan a la realidad, sin ningún tipo de ambivalencia. Este proceso permite cumplir con los fundamentos de la contabilidad y que tienen que ver con:

• Riguroso control de cada uno de los recursos con los que cuenta la empresa.
• Operaciones registradas de manera clara y precisa, durante un ejercicio fiscal específico.
• Informes efectivos para comunicar la situación financiera empresarial en un determinado momento.
• Anticipación al futuro de la organización, previendo escenarios y posibles acciones.
• Fuente de información confiable para responder a terceros, especialmente en los ámbitos fiscal y jurídico, según lo que establezca la ley.

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Actualmente, el ciclo contable utiliza diversos sistemas computarizados para poder registrar toda la información de las transacciones que se generan en la empresa, lo que sirve para mantener actualizadas las bases de datos históricas de períodos anteriores. De esta manera, se puede precisar detalladamente la situación financiera en el momento que sea necesario.