Sistemas de información contable: ¿Qué son y cuáles son sus funciones?

Este tipo de programa sirve para llevar una gestión financiera eficiente y segura en cualquier organización, y de manera automatizada. ¿Eres profesional de la contabilidad o estás pensando en serlo? Sigue leyendo y conocerás una de las herramientas más importantes para tu trabajo.    

Para que cada uno de los registros contables pueda ser llevado de manera digital, la tecnología ha permitido cambiar los antiguos y enormes libros de contabilidad, por discos duros o espacios en la nube, en los cuales se guarda la información. En este sentido, los sistemas de información contable (SIC), facilitan el trabajo de la contabilidad, que mide las actividades empresariales traducidas en la situación financiera que, luego de ser procesada, se presenta como informes a los directivos.

¿Qué es un sistema de información contable?

Se trata de un programa informático que está conformado por procedimientos y técnicas que suministran datos válidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar las operaciones económicas. Este tipo de sistemas se consideran como un subsistema empresarial que incrementa la productividad operacional.

Luego de registrar y procesar la información, es necesario conocer ¿qué produce un SIC? Este programa tiene el propósito básico de proveer información útil, precisa y rápida acerca de una empresa u organización, para facilitar la toma de decisiones, con base en los datos suministrados por las distintas ramas de la contabilidad que se aplican en cada empresa.

Es importante que los profesionales administrativos aprendan a dominar los sistemas de información contable, por lo que SNHU contempla este tema en los siguientes programas: 

• Licenciatura/Grado Profesional en Administración de Empresas

  Administración

  Solicitar Información

• Licenciatura/Grado Profesional en Administración de Empresas - Finanzas (Concentración)

  Administración

  Solicitar Información




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Elementos de un sistema contable

Como lo explican los informáticos, todo sistema está integrado por elementos o componentes que son indispensables para su correcto funcionamiento. Además del propio programa de computadora, los diversos componentes del sistema contable permiten el buen funcionamiento del área, como los que se plantean seguidamente:

• Personal de contabilidad.
• Documentos de soporte.
• Normativas legales en las áreas fiscales, laborales y comerciales, entre otras.
• Aplicación de las tecnologías de la información.
• Subsistema de control interno.
• Conocimiento teórico y técnico en contabilidad.
• Informes contables.




Funciones de un sistema informático de contabilidad 

Gracias a la cantidad, el valor y la importancia de la información que registra, que contiene y que procesa un sistema de información de contabilidad, se derivan varias funciones que permiten potenciar la dinámica administrativa de cualquier negocio. A continuación, se detallan algunas de las funciones de un sistema de información contable:

• Almacenamiento de datos. Esta es una de las principales funciones de un SIC, ya que los datos almacenados pueden ser consultados, modificados o compartidos en cualquier momento.
• Generación de reportes. Los reportes que pueden generarse incluyen informes de cuentas por cobrar, de ingresos y egresos, así como el estado del inventario y cualquier otro dato financiero registrado.
• Relación entre áreas. Permite integrar las diferentes áreas de una empresa, por lo que cualquier departamento puede revisar la información suministrada por otra división o generar alguna acción específica.
• Generación de presupuestos. A través de un SIC se pueden generar los presupuestos que solicite cualquier cliente, con la posibilidad de enviarlo de manera virtual y de poder llevar un registro digital.
• Gestión de sueldos. Las funciones automatizadas permiten gestionar el pago del sueldo de los empleados desde cualquier lugar, solo accediendo al sistema con el usuario y contraseña.
• Facturación. El SIC brinda la posibilidad de generar facturas electrónicas que pueden ser entregadas impresas, de manera física, o para ser enviadas por correo electrónico a los clientes, en formato digital.
• Información de inventario. Tener toda la información actualizada sobre el stock de los productos disponibles y faltantes, sirve para controlar el movimiento y la capacidad del almacén, con base en datos reales.




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Ejemplos de un sistema de información contable

Los SIC ayudan a los gerentes y a otras partes interesadas de las organizaciones a tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados. A continuación, se presentan tres ejemplos de la aplicación de un sistema informático de contabilidad en diferentes contextos:

1. Gestión financiera en una empresa mediana

En estas organizaciones, que tiene múltiples departamentos y operaciones, un SIC puede gestionar todas las transacciones financieras, como ventas, compras, pagos, cobros y nómina. El sistema contable puede automatizar la generación de informes financieros clave, como el balance general y el estado de resultados, facilitando la toma de decisiones y asegurando que la empresa cumpla con las regulaciones fiscales.

Por ejemplo, el sistema de contabilidad recibe automáticamente los datos de ventas del departamento comercial y de compras del departamento de aprovisionamiento, registra las transacciones en las cuentas correspondientes y genera los informes financieros mensuales sin necesidad de intervención manual. Esto reduce los errores y mejora la eficiencia operativa.

2. Control de inventarios en una tienda

Las empresas que manejan inventarios de productos necesitan un sistema de informático de contabilidad para llevar un control preciso de las existencias, los costos y las ventas. El SIC puede estar conectado con el sistema de gestión de inventarios para registrar cada compra y venta de productos, calcular el costo de las mercancías vendidas y actualizar automáticamente las existencias.

Como ejemplo práctico en una tienda de electrodomésticos, el sistema de contabilidad recibe información del sistema de inventarios cada vez que un artículo es vendido. El programa automáticamente calcula el costo de venta de ese artículo y ajusta los saldos de inventario. Además, proporciona informes sobre la rentabilidad de cada categoría de producto y ayuda a la tienda a tomar decisiones sobre compras y precios.

3. Contabilidad en una empresa de servicios profesionales

En empresas que prestan servicios, como consultorías, el sistema contable es crucial para realizar el seguimiento de los ingresos por servicios prestados, los costos asociados —salarios, honorarios y gastos operativos—, y la facturación a los clientes. Un SIC puede gestionar proyectos, asignar costos a cada uno y generar facturas personalizadas para los clientes, lo que permite un control detallado de la rentabilidad de cada servicio.

Para ejemplificar, una firma de consultoría utiliza la informática contable para generar facturas a sus clientes según el tiempo trabajado por sus consultores. El sistema registra automáticamente las horas trabajadas por cada consultor, calcula el costo y genera cada factura, al tiempo que se actualiza el estado de las cuentas por cobrar. El programa también produce informes de flujo de caja y rentabilidad por cliente o proyecto.




Teniendo en cuenta los diversos negocios en los que es importante la contabilidad como sistema de información, es necesario destacar que los SIC pueden ser aplicados para procesar los registros de empresas privadas, de instituciones públicas y de entidades sin fines de lucro. Sin embargo, se requiere del trabajo de un profesional que alimente y gestione efectivamente la información de la contabilidad financiera.