¿Qué es la administración de proyectos y cuáles son sus fases?
Juan Ignacio Fernández
Última actualización: 14/02/2025
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La gestión de proyectos ocupa un rol fundamental en las empresas, ya que es un paso necesario para alcanzar diversos objetivos o satisfacer diferentes necesidades organizacionales. Para entender mejor este tema, debes conocer qué es la administración de proyectos y cuáles son sus fases.
Actualmente, todas las empresas aplican la administración de proyectos. Sin importar el tamaño de la organización, la actividad que desarrolle o el sector donde opere, la gestión de proyectos se desarrolla siempre en el ámbito empresarial, ya que el objetivo de la gestión de este tipo es cumplir con una necesidad específica, finalidad básica a la que aspira cualquier empresa.
¿Qué es la administración de proyectos?
Se conforma por todas las acciones que se deben realizar para alcanzar un propósito definido dentro de un período de tiempo determinado. Cumple con un enfoque metódico que se orienta a la estimación, administración y cumplimiento de objetivos específicos, medibles, alcanzables y realistas planteados por una organización. Durante este proceso se utilizan recursos, herramientas y personas que deben ser previstos y predeterminados en un presupuesto.
Además, la administración de proyectos es importante porque aporta liderazgo y dirección. Así, la finalidad del profesional que se dedica a dirigir un equipo de trabajo desde esta perspectiva es administrar, diseñar y orientar los esfuerzos dentro de un proyecto corporativo, civil, tecnológico o de cualquier otra índole de principio a fin.
En Southern New Hampshire University es posible capacitarse en la administración de proyectos, por medio de los siguientes tres programas, en diversos niveles académicos:
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- Objetivos y alcance. Define claramente los objetivos del proyecto, lo que está dentro del alcance y lo que no, así como los entregables esperados.
- Cronograma. Establece un calendario detallado con las tareas, los hitos y los plazos del proyecto.
- Presupuesto. Describe el presupuesto total del proyecto, desglosado en las diferentes partidas de costos.
- Gestión de recursos. Incluye la planificación de los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para el proyecto.
- Riesgos y plan de mitigación. Identifica los posibles riesgos del proyecto y las estrategias para mitigarlos.
- Calidad. Establece los estándares de calidad que deben cumplirse y cómo se controlará la calidad durante el proyecto.
- Comunicación. Define los canales y los métodos de comunicación entre el equipo del proyecto y las partes interesadas.
- Gestión de cambios. Detalla cómo se gestionarán los cambios en el alcance, cronograma o presupuesto durante el proyecto.
Fases de la administración de proyectos
Un proyecto es una secuencia de tareas, con un principio y un final, limitada por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Con base en esto, debemos tener en cuenta una serie de etapas de la administración de proyectos para llevar a cabo una correcta gestión:
1. Inicio
En esta primera etapa se evalúa si un proyecto puede llevarse a cabo. Se determina lo que el proyecto debe lograr, se define la meta global de este y las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados. Además, se precisa el alcance general del proyecto y se selecciona a los miembros iniciales del equipo.
2. Planeación
En esta fase se realiza un perfeccionamiento del alcance del proyecto, así como el listado de tareas y las actividades que llevarán al logro de las metas. De esta manera, se programa una secuencia de actividades, además de desarrollar un calendario y un presupuesto para conseguir que el plan sea aprobado.
3. Ejecución
Esta etapa de la administración de proyectos se contempla la dirección del equipo, reuniones con sus miembros, comunicación con los terceros involucrados y la resolución de conflictos o problemas que puedan surgir. Además, se aseguran los recursos necesarios, ya sea dinero, personal, equipo y tiempo, entre otros.
4. Control
En esta cuarta etapa se vigilan las desviaciones del plan para emprender acciones correctivas, evaluar cambios en los proyectos solicitados, cambiar los calendarios del proyecto y adaptar los niveles de recursos. También se puede modificar el alcance y regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.
5. Conclusión
En la última fase, se reconocen los logros y los resultados, se da un cierre de las operaciones y la dispersión del equipo, es una etapa de aprendizaje que se generó por medio de la experiencia del proyecto. Al finalizar el proyecto se debe revisar el proceso y por último elaborar el informe final de la gestión.
Sigue leyendo y descubre: ¿Cuáles son los pilares de la administración de proyectos?
Plan de administración del proyecto: ¿en qué consiste?
Se trata de un documento integral que detalla cómo se debe gestionar un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Este plan de administración actúa como una guía para el equipo del proyecto y establece las estrategias, procesos y procedimientos que se seguirán para asegurar que el proyecto se complete de manera exitosa, cumpliendo con los objetivos propuestos en términos de tiempo, costo y calidad. El plan de administración del proyecto generalmente incluye los siguientes elementos:
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La administración de proyectos facilita la alineación de los proyectos con la estrategia organizacional, lo que maximiza el valor agregado para la empresa y sus stakeholders. Al implementar buenas prácticas de gestión de proyectos, las organizaciones pueden mejorar su capacidad de adaptación al cambio, incrementar la satisfacción del cliente y asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad.